Общие правила мало чем отличаются от писем соотечественникам: письмо должно быть кратким, ясным и вежливым. Но есть нюанс — оно должно быть короче, чем вы привыкли, проще и соответствовать этикету страны адресата.
Чтобы сделать письмо максимально коротким, пишите предложения средней длины без сложных оборотов, используйте простые слова.
В обращении избегайте восклицательных знаков. После «Dear John,» ставится запятая.
Если вы пишете первое письмо адресату, сразу представьтесь, если нет, стоит выразить благодарность за быстрый ответ или извиниться, если по каким-то причинам вы задержали решение вопроса.
Сообщение разделите на абзацы — это облегчит восприятие, тем более что у иностранцев категорически не принято использовать выделения размером или цветом.
Избегайте профессионализмов, сленговых выражений и сокращений. Исключения касаются Mr, Mrs, Miss и Ms, которые употребляются с фамилией человека.
В завершении стоит поблагодарить собеседника за уделенное время, выразить готовность помочь, а также предоставить разъяснения и детали.
В подписи не используйте отчество, пишите имя, потом фамилию, иначе иностранные партнеры будут уверенны, что ваше имя «Петров».
Английский — это международный язык, тем не менее стиль переписки в разных странах не одинаков.
В арабских странах, Китае и Японии приветствуются максимально вежливые формы. Например, вполне уместно начинать письмо со слов «Надеюсь, у вас все хорошо». В Южной Америке и Африке, вас сочтут невежливым, если вы не поинтересуетесь, как у адресата дела и здоровы ли его домочадцы.
В Великобритании и Германии употребляются вежливые обороты, но со сниженной модальностью. Например, «буду признателен за вашу помощь».
В США, напротив, письмо вызовет больше уважения, если вы сразу перейдёте к делу. Гай Кавасаки, легендарный менеджер Apple, однажды сказал: «Сообщение, состоящее менее чем из 5 предложений, звучит грубо, а более — потеря времени».
Статья была опубликована в Деловом издании газеты «Наш Белгород», в котором представлены новости бизнеса, обзоры новинок законодательства, официальные документы. Подробнее об издании здесь.
