Некоторые руководители ошибочно полагают, что коммуникации — это простой и естественный процесс, который не требует особого внимания, планирования или контроля. Однако именно проблемы с коммуникациями становятся причиной неудач при выполнении проектов как минимум в половине случаев. Согласно статистике Project Management Institute (США), 50% всех неудавшихся проектов не достигают своей цели из-за проблем, связанных с коммуникациями.
Чтобы управлять коммуникациями, нужно:
1. Определить всех участников проекта, которые будут задействованы в процессе. Это могут быть:
- Заказчики
- Исполнители
- Руководители
- Эксперты
- Другие заинтересованные лица
Знание ролей и ответственности каждого участника позволит точнее настроить каналы коммуникации. Причем, каналы должны быть удобными для заказчика. Правило, как и в личных коммуникациях: подстраивается тот, кто больше заинтересован во взаимодействии. Если заказчик использует факс (такое иногда случается), то придется достать этот раритет. Бывает и такое, что люди отвечают только в WhatsApp. Это нужно выяснить до начала проекта и внести эту информацию в документ, который будет доступен всем участникам проекта с вашей стороны.
Заинтересованными лицами могут быть инвесторы, жильцы соседних домов, конкуренты — все, кто так или иначе может вмешаться и нарушить работу проекта. Их не всегда нужно информировать, но мониторить стоит.
2. Выбрать подходящие каналы связи и установить оптимальную частоту коммуникаций. Вот несколько факторов, которые стоит учесть:
- Электронная почта — подходит для официальных уведомлений и отчетов.
- Чаты и мессенджеры — хороши для оперативного обмена информацией.
- Видео- и аудиоконференции — нужны для обсуждений и совещаний.
- Документированные совещания — фиксируют принятые решения и согласованные действия.
Частота коммуникаций должна соответствовать стадии проекта и сложности задач. Например, на начальных этапах проекта частые встречи могут потребоваться для согласования планов, а ближе к завершению — реже, но более детально.
3. Формализовать процесс — разработать четкий план коммуникаций, включающий:
- Тип коммуникации (официальные уведомления, регулярные отчеты, совещания).
- Участники (часто на совещание зовут не тех, кого нужно, отрывая людей от работы).
- Ответственные за отправку информации.
- Формат (письменные // устные, бумажные // электронные).
- Частота (ежедневные, еженедельные, ежемесячные встречи или отчеты).
Такой документ станет руководством для всех участников проекта и обеспечит единое понимание ожиданий.
4. Контролировать исполнение запланированных коммуникаций:
- Своевременно отправлять отчеты и уведомления.
- Проверять получение и подтверждение информации всеми участниками.
- Фиксировать ключевые решения и договоренности.
- Проверять готовность к совещанию // встрече (все прикрепленные документы к приглашению должны быть прочитаны до, а не во время встречи).
5. Необходимо регулярно анализировать эффективность выбранных каналов и частоты коммуникаций. Если возникают проблемы, такие как задержки или недопонимание, оперативно вносить корректировки. Возможно, потребуется изменить каналы связи или увеличить частоту встреч.
Порою оказывается, что заявленная почта находится у помощника, а согласовать с ЛПР можно гораздо быстрее через Telegram, но знает об этом один менеджер, остальные пишут на почту и теряют время.
6. Следует постоянно собирать обратную связь от команды, чтобы своевременно выявлять и устранять недостатки в коммуникационном процессе. При необходимости, нужно организовать обучение участников проекта использованию выбранных инструментов и платформ.
7. Выводы. По завершении проекта следует подготовить итоговый отчет по коммуникациям: что сработало хорошо, а что требует доработки. Это поможет избежать ошибок в будущем.
Таким образом, четкая схема коммуникаций с контрагентами, а также между вашими сотрудниками, совещания, проводимые строго по графику, официальные письма по их итогам с задачами и дедлайнами — все это поможет вашей команде следить за ходом реализации проекта, чувствовать вовлеченность в общее дело и грамотно и в срок решать поставленные задачи, избегая ошибок и неточностей.
