На бизнес-завтраке, где я помогала участницам женского форума подготовиться к выступлениям, ко мне обратилась дама с просьбой в качестве примера взять ее случай. Когда я закончила, она с удовлетворением сообщила, что ее речь написана.
Подобное «волшебство» случилось и с сотрудницей компании, где я проводила тренинг. Она подошла предупредить, что не сможет присутствовать, так как уже несколько дней готовит отчет для руководителя. Я в двух словах рассказала о принципе пирамиды, какие блоки текста и в какой последовательности должны быть выстроены для того, чтобы ей было просто писать, а руководителю, соответственно, легко читать. Она выслушала, а потом убежала со словами: «Где же Вы были раньше?».
Что такое пирамида Минто и почему она творит чудеса?
На самом деле, способ построения высказываний в форме пирамиды древний, как мир. Так пишутся абсолютно все научные работы, а также курсовые и дипломы в вузах. Тем не менее, далеко не все люди с высшим образованием владеют этим навыком.
Барбара Минто, сотрудница международной консалтинговой фирмы McKinsey & Company, обратила внимание, что большая часть документов, которые она обрабатывала, были написаны бестолково, и ей, чтобы уловить суть, приходилось продираться сквозь дебри сбивчивых мыслей. Тогда она разработала алгоритм, который позже получил название «пирамида Минто» и был широко внедрен не только в McKinsey, но и в большинстве американских компаний.
В 2008 году вышла ее книга «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений».
Главные правила:
- Начинать с главного, так как любой человек хочет сразу понимать, что ему сообщают или что от него требуется.
- Информацию надо структурировать. Вместо 9 пунктов лучше использовать три группы по три пункта.
- В каждой группе идеи должны быть одного вида, объединены по одному и тому же признаку, а также в логической последовательности вытекать одна из другой.
- Идея каждого уровня должна обобщать идеи, сгруппированные уровнем ниже.
Например, требуется доказать идею о том, что вода бывает разная.
Мы приводим такие аргументы: «Вода бывает соленая и пресная, а также имеет три агрегатных состояния: твердое, жидкое и газообразное». Это первый уровень пирамиды.
«Соленая вода — это моря, океаны, заливы и проливы. Пресная — реки, озера, ледники и подземные воды. Твердое состояние воды — это лед, газообразное — пар, а жидкое — вода в ее изначальном виде». Это второй уровень пирамиды.
Далее мы можем развернуть каждый пункт. Например, про моря можем рассказать, что они классифицируются по степени обособления от океана, по температуре поверхностных вод, по изрезанности береговой линии и по солености, и подробно расписать каждый критерий. Далее берем следующий аргумент в пользу того, что вода бывает разная, и описываем океаны и т.д.
Так мы один за другим строим уровни пирамиды (хотя на письме это просто абзацы текста) и в итоге доказываем главную мысль.
На практике, прежде чем строить пирамиду, нужно ввести читателя в курс дела, описать ситуацию и вытекающую из нее проблему. Решение проблемы будет являться главной мыслью (и целью) коммуникации.
Представим, что менеджер отдела продаж пишет докладную записку начальнику, предлагая использовать договор на основе публичной оферты.
«Сейчас, чтобы осуществить продажу, мы в течение нескольких дней, а то и недель, ждем подписание договора, который в виде шаблона высылаем клиенту. Потом какое-то время занимает согласование изменений, потом ждем подписанный договор — его доставляют по почте или, в лучшем случае, курьером. Далее мы визируем договор у наших юристов и в бухгалтерии, потом ждем подпись генерального директора, и только потом выставляем счет.
Такое промедление часто приводит к потере продаж, что в условиях жесткой конкуренции мы просто не можем себе позволить. Решение видится в том, чтобы использовать договор на основе публичной оферты.
Во-первых, договор невозможно изменить, так мы сокращаем время на согласование и внесение дополнений.
Во-вторых, клиент может его подписать, поставить печать, отсканировать и отправить нам копию договора.
В-третьих, мы не ждем подписи нашего генерального директора, достаточно того, что он подписал договор публичной оферты.
Таким образом, договор на основе публичной оферты существенно сократит время на обработку заказов и даст нам заметное конкурентное преимущество».
В начале записки идет описание ситуации, приводящей к проблеме. Главная мысль: «Решение видится в том, чтобы использовать договор на основе публичной оферты». Далее —доказательства. В данном случае их три, но при необходимости мы можем каждый из них развернуть, как делали в примере с водой. В целом записка понятна, и начальнику не потребуется долго вникать в суть вопроса.
